Si alguna vez has sentido que tu presupuesto “crece” sin control, que aparecen versiones, capítulos duplicados, precios contradictorios y certificaciones que no cuadran, estás en el sitio adecuado. En este artículo te voy a acompañar paso a paso para que puedas organizar tu trabajo con Arquímedes para presupuestos, desde la estructura base (capítulos y partidas) hasta el seguimiento durante la obra. La idea es sencilla: convertir el presupuesto en un sistema ordenado, auditable y fácil de actualizar, para que tú tengas el control y no al revés.
1) La base: entender qué estás construyendo en Arquímedes (presupuesto vs. banco de precios)
Uno de los primeros puntos que evita el “caos” es distinguir bien el tipo de base de datos con la que trabajas:
- Presupuesto (obra): contiene toda la información del presupuesto y datos asociados a la obra. Aquí sí existen las mediciones (cantidades).
- Banco de precios: es tu “biblioteca” de conceptos. En un banco de precios las unidades de obra no tienen medición (porque la medición pertenece al presupuesto). Además, en un banco de precios un capítulo puede mezclar unidades de obra y precios simples; en un presupuesto esa mezcla no puede darse.
Esta separación es clave: el banco de precios te da consistencia, y el presupuesto te da control sobre cantidades, importes, certificaciones y desviaciones.
2) Estructura del presupuesto: capítulos, subcapítulos y partidas con sentido
Arquímedes permite un tratamiento pormenorizado de la estructura del presupuesto, trabajando con precios simples o descompuestos y con diferentes sistemas de medición (directa/detallada, sobre CAD o digitalizada, o procedente de programas CAD/BIM).
Para mantener una estructura limpia y “a prueba de cambios”, una buena práctica es:
- Capítulos como grandes bloques del proyecto (por ejemplo: movimiento de tierras, cimentaciones, estructura, cerramientos…).
- Subcapítulos para organizar por zonas, fases o tipologías cuando sea necesario.
- Partidas con códigos consistentes (esto es especialmente importante si luego vas a comparar ofertas o versiones).
En procesos de comparación, la coincidencia de estructura y códigos es determinante; por eso conviene normalizarlo desde el inicio.
3) Medición sin desorden: medir una vez, reutilizar siempre
Un presupuesto “sano” es el que puede evolucionar sin romperse. Para ello, tu medición tiene que ser:
- Trazable (saber qué se midió, dónde y por qué).
- Actualizable (que permita revisiones sin rehacer todo).
- Consistente (misma lógica en todo el proyecto).
Arquímedes ofrece distintos enfoques de medición: directa y detallada, sobre CAD o digitalizada, o incluso vinculada a flujos de trabajo CAD/BIM (según la documentación general del programa). La idea práctica es que elijas un método y lo mantengas de forma coherente en toda la obra/proyecto.
4) Costos indirectos: el “gran olvidado” que rompe presupuestos
En muchos presupuestos, el caos aparece cuando se intenta encajar costos indirectos “a última hora”. Arquímedes incluye herramientas para realizar un estudio de costos indirectos: el programa facilita una lista de elementos, permite añadir/borrar/copiar/reordenar, y el usuario decide qué componentes intervienen indicando cantidad y precio. Además, Arquímedes puede:
- Crear un capítulo de costos indirectos
- Calcular un porcentaje de costos indirectos para incluirlo en la descomposición de todas las partidas.
Esto ayuda a que el presupuesto sea más preciso.
5) Control sin caos: pasar del presupuesto “bonito” al presupuesto gestionable
Aquí es donde Arquímedes para presupuestos muestra su fuerza: no se trata solo de imprimir mediciones, sino de poder controlar.
Presentaciones de columnas para control
Para realizar control de costos debes abrir el presupuesto objetivo y el contrato, y en la cabecera de columnas (zona naranja) usar:
- Presentación de columnas → elegir entre Control de obra, Ejecución y Previsión, según la tarea.
Este detalle es muy práctico porque te permite cambiar el “modo de lectura” del presupuesto sin duplicar información.
Control de obra y gestión de compras
El módulo de Control de Obra incluye:
- tareas propias del control de costos
- tareas del módulo de gestión de compras.
En obra real, esto se traduce en que el presupuesto deja de ser estático: se convierte en una herramienta de seguimiento (costo, compras, documentación, certificaciones, etc.).
6) Certificaciones: cómo evitar errores mensuales y discusiones innecesarias
La certificación es la cuantificación económica de la obra ejecutada hasta una fecha, de acuerdo con las partidas del presupuesto aceptado. Arquímedes permite:
- Registrar situaciones de trabajos realizados con vista a la facturación.
- Indicar cantidades a origen o parciales, y el programa elabora automáticamente las certificaciones.
- Trabajar desde dos ventanas: Mediciones/Certificaciones (registrar, cerrar, editar) y Árbol de descomposición (consultas e información adicional).
Además, Arquímedes contempla certificar:
- Con medición a origen (desde el inicio)
- Con medición parcial (solo el mes/periodo), y también certificación por porcentaje de capítulos completos o partidas
Cuando certificas de forma sistemática (misma lógica cada mes), reduces al mínimo:
- Duplicidades
- Partidas olvidadas
- Desviaciones que aparecen tarde
7) Presupuestos comparativos: comparar ofertas y versiones sin perderte
Cuando hay licitación, cambios, reformados o varias ofertas, el desorden se multiplica… salvo que uses comparativos.
Arquímedes permite comparar simultáneamente distintos presupuestos u ofertas, y:
- La comparación se realiza a nivel de partida (no de descomposición unitaria).
- Se basa en la coincidencia de códigos de partida y en la estructura de capítulos y subcapítulos del presupuesto base.
- Se crea desde: Procesos > Presupuestos comparativos > Nuevo presupuesto comparativo.
- Puede partir de una base de datos abierta (Arquímedes, BC3 u hoja de cálculo) o de un comparativo vacío.
- Permite elegir estructura de precios (presupuesto, venta, estudio, certificación o ejecución) y definir cómo se copian cantidades.
Consejo operativo: si tu empresa trabaja con varios ofertantes o con reformados frecuentes, define una política interna de códigos y estructura de capítulos desde el minuto cero. Es el requisito que permite que el comparativo sea realmente útil.
8) Ideas rápidas para mantener el control “sin caos”
- Usa bancos de precios para estandarizar conceptos y evita “inventar” partidas distintas para lo mismo.
- Normaliza códigos y estructura de capítulos pensando en comparativos futuros.
- Define desde el inicio el tratamiento de costos indirectos (capítulo o porcentaje).
- Certifica siempre con un criterio fijo (a origen o parcial) y cierra el periodo con disciplina.
- Aprovecha las presentaciones de columnas (Control de obra / Ejecución / Previsión) para trabajar por “modo”, no por copias.
Recursos útiles
- Temas y guías de Arquímedes (incluye certificaciones, costes indirectos, asistentes, etc.):
https://info.cype.com/es/tema/temas-arquimedes/ - Comparación de presupuestos (paso a paso con imágenes):
https://info.cype.com/es/tema/arquimedes-comparacion-de-presupuestos/ - Predimensionadores de mediciones y presupuestos (referencia desde la documentación):
https://info.cype.com/es/software/predimensionadores-de-mediciones-y-presupuestos/
Conclusión
Trabajar con Arquímedes para presupuestos no es solo “hacer números”: es construir una estructura clara, medir con consistencia y controlar la evolución del proyecto con comparativos y certificaciones. Cuando ordenas capítulos, códigos y criterios de medición, el presupuesto deja de ser un problema y se convierte en tu mejor herramienta.
