Arquímedes ofrece diversas herramientas que facilitan la elaboración de los presupuestos de obra, una de ellas son los bancos de precios.
Tener uno te ayuda a acelerar tu flujo de trabajo, por lo tanto, a elaborar los presupuestos en menos tiempo.
Aun así, conociendo estas ventajas, es posible que no utilices uno porque no sabes qué datos incluir.
¿Te pasa eso?
No te preocupes porque en este artículo aprenderás cómo crear un banco de precios, cómo organizar los datos en él y cómo utilizar uno en tus presupuestos.
¿Qué es una base de datos en Arquímedes?
Una base de datos es un conjunto de información estructurada que sirve para crear presupuestos de obra y es la forma de trabajo de Arquímedes.
Al crear un proyecto, habrás notado que el programa te pregunta por el tipo de proyecto que quieres crear. Esto se debe a que maneja dos tipos de bases de datos:
- El presupuesto
- Banco de precios
Si bien es cierto, ambas tienen entornos similares, hay algunas diferencias que hacen que elijas entre una u otra.
Veamos cuáles son…
El presupuesto en Arquímedes
En principio, la base de datos tipo presupuesto se utiliza con mayor frecuencia en Arquímedes debido a que sirve para crear los presupuestos de obra.
Puedes ordenar la información en capítulos y subcapítulos e ingresar todo lo necesario para el análisis de las partidas:
- Información de las partidas.
- El precio de las partidas.
- Precio de la mano de obra, de los materiales y de los equipos.
Además, este tipo de base de datos te permite ingresar los metrados del proyecto.
¿Qué es un banco de precios en Arquímedes?
Un banco de precios contiene información que puedes utilizar para crear otros presupuestos con la diferencia de que no puedes ingresar los metrados.
Toda la información la administras desde una base de datos.
Piensa en una partida que se repite en diferentes presupuestos. Sin un banco de precios, tendrías que crear la partida una y otra vez para cada presupuesto.
Mucho trabajo, ¿no?
Mejor crea un banco de precios con esa partida y «arrástrala» a todos los presupuestos que estés haciendo.
El banco de precios y el presupuesto quedarán vinculados.
Simplemente modificando la información de tu banco de precios, podrás actualizar o no la información de los presupuestos que elijas.
Lo he dicho bien, actualizar o no; ya lo veremos más adelante.
¿Es necesario crear un banco de precios para crear un presupuesto?
La respuesta es no, puedes crear un presupuesto de obra sin tener un banco de precios.
Entonces, ¿para qué crear uno?
Ya lo sabes…
Imagina que estás haciendo el presupuesto de cuatro proyectos y quieres cambiar el precio del cemento, ¿cómo lo harías?
Si no están vinculados, tienes que ingresar a cada uno de los presupuestos y cambiar el precio del cemento. Por el contrario, si están vinculados, cambias el precio del cemento en el banco de precios y luego actualizas la información.
Lo creas o no, ahorras mucho tiempo que puedes utilizar en otras cosas.
Como puedes guardar información técnica en las partidas, ya no tendrás que escribir una y otra vez cuando tengas las mismas partidas.
¿Cómo crear un banco de precios en Arquímedes?
Ahora sí, lo bueno… a continuación, te explicaré cada uno de los pasos para crear un banco de precios.
¡Comencemos!
Paso #1. Crea una base de datos tipo Banco de Precios
Inicia el programa, crea un nuevo proyecto y selecciona la opción «Banco de precios», como en la imagen de abajo.
Paso #2. Completa la información
Luego de completar el paso anterior, aparecerá una ventana donde ingresarás la siguiente información:
- Directorio
- Nombre del banco de precios
- Descripción
- Número de decimales
Te recomiendo que guardes el banco de precios en una carpeta que recuerdes y no pases horas buscando el archivo.
Con respecto al nombre y la descripción, lo dejo a tu elección.
Desmarca la casilla «Emplear generador de precios» ya que no lo utilizaremos. Luego puedes activarla, así que no te preocupes.
Por último, escribe el número de decimales para los datos.
¿Lo tienes? Continúa con el siguiente paso…
Paso #3. Modo de edición del banco de precios
Como siguiente paso, selecciona «Inserción» para el modo de edición y escribe el número de rubros o capítulos que tendrá tu banco de precios.
El modo de edición controla la manera que ingresas la información del banco de precios. Ves que puedes elegir entre un modo de edición «Normal» o «Inserción».
A diferencia del modo normal, en el modo inserción aparece unas líneas en blanco que facilita la creación de partidas. Esto lo puedes ver en la siguiente imagen.
Con respecto al número de niveles de rubros o conceptos, indica la cantidad de capítulos que tendrá un presupuesto o banco de precios.
Si colocas tres, significa que tendrás tres capítulos (carpetas) y que las partidas con su análisis de precios unitarios se crearán desde el nivel cuatro.
Como coloqué 3, aparecen tres íconos en forma de carpetas.
Paso #4. Elige el tipo de moneda
En la última pestaña de configuración, selecciona la moneda en que trabajarás.
Una vez creado, cambia el país como muestra la siguiente imagen.
Paso #5. Crea tu banco de precios
Por último, agrega las partidas que creas conveniente y ordénalas según tus necesidades.
En Arquímedes, los bancos de precios se crean igual que los presupuestos.
Recuerda codificar de manera adecuada los materiales, equipos y mano de obra para agruparlos fácilmente cuando hagas la fórmula polinómica en un presupuesto.
¿El programa detecta los conceptos unitarios repetidos?
Sí, sí los detecta. Por lo tanto, es imposible crear un concepto con el mismo código más de dos veces.
Ejemplo de banco de precios: ¿qué estructura debe tener?
Puedes crear un banco de precios agrupando la información de dos capítulos principales: (i) conceptos unitarios y (ii) conceptos descompuestos.
Conceptos unitarios. En esta carpeta guardarás todos los conceptos que dependan de sí mismos, por ejemplo, el peón, acero, cemento, entre otros.
También puedes crear carpetas para agrupar estos conceptos por lista de materiales, mano de obra y equipos con sus respectivos precios.
En la siguiente imagen puedes ver esta forma de agrupar, ten en cuenta que son datos de ejemplo.
Conceptos descompuestos. En esta carpeta guardarás las partidas que contengan los conceptos unitarios de la carpeta anterior.
Copiar partidas desde un banco de precios
Cuando vayas a crear un presupuesto de obra, marca la casilla «Banco de precios por defecto» y ubica la carpeta donde guardaste el banco de precios.
Luego de esto se abrirán dos ventanas: una del presupuesto y otra del banco de pecios. Te recomiendo que las ubiques de forma vertical para que sea más fácil copiar las partidas.
Por último, selecciona la partida que necesites del banco de precios y arrástrala al presupuesto.
Todo bien hasta ahí, pero, ¿cómo vinculo un banco de precios a un presupuesto ya creado?
Si creaste el banco de precios después que el presupuesto, solo tienes que arrastrar la partida hacia el presupuesto y quedarán vinculados. Te saldrá una ventana y das clic en «Aceptar».
Cómo actualizar un banco de precios y un presupuesto
A continuación, veremos cómo actualizar los datos del presupuesto desde el banco de precios.
Por ejemplo, quieres cambiar el precio de la varilla de acero a S/ 10. En primer lugar, cambias el precio del material en el banco de precios (parte derecha de la imagen).
Luego de cambiar la información necesaria, te diriges a la pestaña «Mostrar» y seleccionas «Bases de datos usadas». Para ello, recuerda seleccionar el presupuesto (se pintará de amarillo).
Se abrirá una ventana donde verás el banco de precios vinculado. Selecciona «Actualizar datos» y aceptar.
A continuación, marca la casilla de la información que quieres actualizar. Como cambié el precio, marco esa casilla.
Al dar clic en «Aceptar», puedes ver que se actualizó el precio de la varilla en el presupuesto de obra.
Crear un banco de precios con ayuda del Generador de precios
Una manera de empezar a crear un banco de precios es utilizando como guía el generador de precios.
Esta herramienta es de Arquímedes. Donde, ingresando una serie de parámetros, se calculará los precios de las partidas.
Ten en cuenta que serán precios aproximados.
Con esto seleccionas la partida que desees y se agregará al banco de precios. Después la podrás agregar o quitar la información que creas conveniente.
No hay una manera correcta o incorrecta de estructurar un banco de precios. Lo que importa es que se adapte a tus necesidades.
Hay que reconocer que el orden es crucial, sobre todo cuando codificas los recursos.
Recuerda que, una vez esté organizado, podrás utilizarlo para el presupuesto que desees. Como quedarán vinculados, podrás actualizar la información de tus presupuestos desde el banco de precios.
Por último, me gustaría mencionar que un banco de precios no es una base de datos estática, que lo creas y te olvidas de él, al contrario, puedes mejorarlo a medida que creas más presupuestos.
Cuéntame, ¿utilizas bancos de precios? ¿cómo organizas los datos?